1.個人情報は、関係法令・ガイドライン等を遵守し、適正に取得、利用、管理します。

• （1）個人情報の取得にあたって、当会は、以下の事業活動及び人事管理上必要な範囲に限定して、個人情報を適正な方法により取得、利用します。
  • 1）商品及び各種サービスの案内・注文受付・お届けまたは提供。
  • 2）アフターサービスや商品事故などへの対応。
  • 3）お問合せへの対応やご連絡。
  • 4）取得した閲覧履歴や購買履歴等の情報を分析して、趣味・嗜好に応じた新商品・サービスに関する広告。
  • 5）当会の事業や運営、活動に関わる情報の提供。
• （2）組合員等の個人情報を、正確かつ最新の状況で保管管理し、保有する個人情報の安全管理が図られるよう必要かつ適切な処置を講じます。安全管理のために講じた措置は、以下のとおりです。

  （基本方針の策定）
  個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。

  （個人データの取扱いに係る規律の整備）
  取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について、個人情報管理台帳で規定しています。

  （組織的安全管理措置）
  個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告、連絡体制を整備しています。個人データの取扱状況について、年2回の点検を実施しています。

  （人的安全管理措置）
  個人データの取扱いに関する留意事項には、年2回の定期点検時に部署ごとに確認を行っています。個人データについての秘密保持に関する事項を職員就業規則に記載しています。

  （物理的安全管理措置）
  個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

  （技術的安全管理措置）
  アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

• （3）委託契約によって預託を受けた組合員等の個人情報の安全管理が図られるよう適切に管理し、委託契約に定められた範囲内で利用します。
• （4）組合員等の個人情報を業務委託により当会以外の第三者に預託する場合は、組合員等の個人情報の安全管理が図れるように、当該委託先との適切な取扱いを確保するための契約の締結をおこない、実施状況を適切な点検・監督等をおこないます。
• （5）組合員等の個人情報を本人の同意を得ないで、法で許容されている以下の場合を除いて第三者に提供しません。
  • 1）法令により、第三者又は行政官庁に対して当該情報を提供することを義務付けられている場合。
  • 2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要と当会が判断した場合。

2.当会は、個人情報を次のとおり共同利用します。

コープきんき会員生協との個人データの共同利用について

• （1）共同利用の目的
  • ・ギフト商品の注文書作成、配達、連絡、商品事故・お問合せ等への対応
• （2）共同利用の対象となる情報項目
  • ・ギフト商品のお届け先情報（氏名、住所、電話番号）
• （3）共同利用者の範囲
  • ・生活協同組合コープしが、京都生活協同組合、市民生活協同組合ならコープ、大阪よどがわ市民生活協同組合、生活協同組合おおさかパルコープ、大阪いずみ市民生活協同組合、わかやま市民生活協同組合
• （4）当該個人データの管理責任者
  • ・名　称：生活協同組合連合会コープきんき事業連合
    住　所：大阪市淀川区西中島5丁目13番9号
    代表者：代表理事 専務理事　大島 芳和

3.当会は、利用状況に関する情報をお取引先に提供します。

組合員の所属生協の利用状況は、サービスの向上を目的として、情報を復元できないように匿名化した上で、継続的に一部の取引先に提供を行います。なお、情報の加工については、個人情報保護法のガイドラインに基づき対応しています。

• （1）加工情報の項目
  • ・生年、性別、居住エリア、生協加入年、購買履歴（時期、商品名、点数、価格）など
• （2）情報の提供方法
  • ・ハードコピーを郵送、取引先への適切な方法で保護された形での伝送

4.当会が直接取得した組合員等の個人情報について、本人よりの開示、訂正等の請求を受けます。

• （1）当会が直接取得した組合員等の個人情報に対し、本人より個人情報の開示、訂正若しくは削除又は利用若しくは提供の中止を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき適切な処置を行います。
• （2）当会が直接取得した組合員等から個人情報の取扱いに関する苦情を受けた場合、適切かつ迅速に対応します。
• （3）お問い合わせの窓口は以下の通りです。
  住所：大阪市淀川区西中島5丁目13番9号
  窓口部署：生活協同組合連合会コープきんき事業連合理事会室
  電話番号：（06）6838-4556
• （4）開示等の請求に応じる手続は、コープきんきホームページに掲載しています。

5.個人情報を保護・管理する体制を確立します。

• （1）当会全体の責任者及び部門ごとの責任者を設け、その管理・監督で適正な取得・利用・保護をおこないます。
• （2）全職員及び委託先にこの方針を周知徹底させ、個人情報保護に関する適切な教育及び啓蒙を行います。
• （3）この方針を達成するため、個人情報保護法及び関連法令並びに監督官庁の定めるガイドライン及び指示その他の規範を遵守し、この方針に基づく諸規程及びマニュアル等の見直し及び改善を継続的に行います。

2023年7月27日

大阪市淀川区西中島5丁目13番9号
生活協同組合連合会コープきんき事業連合
代表理事　専務理事　大 島 芳 和